Эффективная работа с дебиторской задолженностью
Любая компания стремится работать с прибылью. Одним из факторов, повышающих рентабельность коммерческой деятельности, является сокращение объемов дебиторской задолженности. Образуется данный долг тогда, когда контрагенты не исполняют вовремя свои обязательства. Особенно актуальна работа с просроченной дебиторской задолженностью, т.к. в гражданском обороте существует понятие срока давности и через три года долги недобросовестных заказчиков, покупателей или подрядчиков списываются на убытки бизнеса. Методы работы с должниками охватывают ведение официальной переписки, телефонные переговоры, решение проблемы в судебном порядке.
Дебиторская задолженность: определение и основные характеристики
Дебиторы - это физические и юридические лица, госучреждения и иные контрагенты, которые должны организации средства за оказанные услуги, реализованную продукцию, выполненные работы. В сумму задолженности включается денежная оценка не поставленных товаров, невыполненных работ и услуг, которые не были оказаны в рамках заключенных договоров. Работа с дебиторской задолженностью - это комплекс мероприятий, направленных на взыскание перечисленных долгов и пополнение денежного оборота компании. Приведем несколько примеров:
- компания «Маяк» отгрузила фирме «Росинка» комплектующие на 1 млн. руб. по договору с отсрочкой платежа. Но в обозначенный в договоре поставки срок деньги покупатель не перечислил. В бухгалтерском учете «Маяка» сумма встает на счет дебиторской задолженности;
- другая ситуация: «Росинка» перевела аванс на расчетный счет компании «Маяк» в сумме 2,5 млн. руб. на поставку готовой продукции. Первая партия на 1,5 млн. руб. была «Росинкой» получена и оприходована на склад, а дальше поставщик начал нарушать сроки отгрузки. В итоге сумма разницы - 1 млн. руб. у компании «Росинка» пополняет объем дебиторской задолженности.
Данные хозяйственные правоотношения предусматривают участие минимум 2-х сторон. Компания, которая находится в ожидании погашения долга - кредитор. Второй контрагент, который обязан исполнить обязательства - дебитор, т.е. должник.
Контроль и работа с дебиторской задолженностью в больших организациях осуществляются специальными службами, сформированными из финансовых менеджеров. В небольших по размерам фирмах данную обязанность возлагают на главного бухгалтера, частично в процедуре принимает участие сам руководитель. Когда досудебное урегулирование спора не принесло результатов, готовится исковое заявление для Арбитражного суда и здесь необходима профессиональная правовая поддержка. Важно не просто понимать, что такое работа с дебиторской задолженностью, но и грамотно организовать данную деятельность.
Как оценивается дебиторская задолженность
Оценка предполагает применение нескольких методов, каждый из которых имеет свои инструменты и свой подход. Наиболее распространенными показателями, помогающими определить влияние объемов дебиторской задолженности на прибыльность, являются:
- удельный вес просроченной дебиторской задолженности в суммарном объеме долгов. При этом многие компании руководствуются общеотраслевыми или нормативными предельными значениями данного показателя, т.е. величиной задолженности, которая не должна быть превышена;
- отношение просроченной дебиторской задолженности к полученной выручке (объему продаж) за определенный период времени. Считается, что увеличение продаж способно снизить негативное влияние на рентабельность бизнеса наличия просроченных обязательств дебиторов;
- усредненный период просроченной дебиторской задолженности. В зависимости от длительности просрочки есть своя классификация долгов дебиторов. К примеру, если задолженность образовалась более 90 дней назад, она относится к категории проблемной. Следующая группа охватывает долги со сроком образования от 90 дней до 3 лет, это хронические долги. Вся просроченная задолженность, образованная 3 и более лет назад, относится к разряду безнадежной.
- % выполнения плана погашения дебиторами своих долгов. Сложность расчета данного показателя повышается параллельно с ростом оборотов компании. Иными словами, в крупных организациях плановые значения постоянно пересчитываются в соответствии с актуальными сведениями бухучета.
Работа с дебиторской задолженностью клиентов обязательно опирается на значения перечисленных критериев.
Причины возникновения
Факт появления дебиторской задолженности и работа с должниками - нормальное явление в бизнес-среде. С этим явлением сталкиваются все коммерческие организации, бояться данного понятия не стоит. Главное - контролировать размеры этих долгов и не допускать чрезмерного их увеличения. Для этого разрабатываются различные мероприятия, и в дальнейшем контролируется их реализация.
Порядок работы с дебиторской задолженностью разберем ниже. Для начала определимся с причинами возникновения таких долгов. Их может быть несколько:
- сознательная неоплата, когда свободные деньги должник направляет на другие цели, которые считает более приоритетными;
- отсутствие средств, низкая платежеспособность покупателя;
- партнер оказался недобросовестным;
- отсутствие со стороны сотрудников компании активных действий по выплате дебитором задолженности;
- иные субъективные причины, свидетельствующие о низкой платежной дисциплине контрагента.
Стоит заметить, что в современных условиях финансового кризиса многими предприятиями осуществляется осознанная политика отсроченных платежей, т.к. стремление выжить заставляет их прокручивать капитал максимально возможное количество раз до того момента, когда появляется возможность исполнения обязательств.
Если ничего не делать, долг дебиторов начнет расти и в конце концов станет разрушающим бизнес фактором. Поэтому своевременная работа с дебиторской задолженностью - профилактика собственной неплатежеспособности.
Этапы работы с дебиторской задолженностью
Сокращать объем долгов дебиторов необходимо правильно. Данная деятельность может быть представлена в виде последовательных этапов:
- разработка политики компании, определяющей порядок взаимодействия с контрагентами: проверка новых партнеров, условия и правила предоставления отсрочек платежа или товарных кредитов;
- составление юридически грамотного шаблона договора, с проработанными деталями и важными условиями;
- постоянный мониторинг оплат, поступающих от дебиторов;
- проведение постоянной работы с должниками, рассылка уведомлений и предупреждений, комплексное сокращение дебиторской задолженности;
- активное взыскание долгов через суд;
- продажа долгов сторонним организациям в рамках действующего законодательства РФ;
- списание безнадежных задолженностей дебиторов.
Что значит работа с дебиторской задолженностью, разъяснили. Стоит отметить, что на каждом из перечисленных выше этапов целесообразно использовать определенные методы.
Описание методов взыскания долгов с дебиторов
Принципы осуществления данной деятельности в каждой фирме свои, это зависит от совокупности факторов: специфика и масштаб бизнеса, объемы и суммы оборота, риск банкротства и т.д. Стоит заметить, что возврат долгов должен производиться постоянно и планомерно, т.е. при оценке платежеспособности контрагента должна выбираться оптимальная стратегия. Рассмотрим основные меры, которые позволяют предприятиям сокращать свою дебиторскую задолженность.
Общение в переписке или телефонные переговоры
Иногда простое напоминание о необходимости соблюдения договорных обязательств является самой эффективной мерой. Если дата оплаты миновала, задолженность не погашена, необходимо начинать контактировать с неплательщиком. В этом случае начинают с телефонных звонков, номер телефона обычно указывается в тексте договора. Также все реквизиты можно сегодня найти в сети Интернет.
Варианты настройки данного алгоритма взаимодействия:
- осуществление автоматического обзвона базы должников или отправка им sms-сообщений (массовая смс-рассылка);
- обучение определенных сотрудников своей компании ведению переговоров с контрагентами, после чего - вменение им в должностные обязанности регулярные звонки неплательщикам;
- найм аутсорсеров для выполнение обзвона - многие call-центры сегодня предоставляют подобные услуги на платной основе.
Когда телефонный звонок не принес результата, приступают к составлению и рассылке писем. Многие компании запускают этот этап одновременно. Письмо отличается тем, что является документальным подтверждением действий кредитора в случае судебного разбирательства в дальнейшем.
Например, распространенная практика: сначала компания направляет контрагенту напоминание об обязанности исполнять договор, а после истечения срока расчета - высылает требование уплатить долг. Многие фирмы пользуются заранее составленными шаблонами, в которых изменяются лишь наименования контрагентов и размер обязательств.
Для простых писем можно пользоваться электронной почтой, требования лучше направлять простым письмом с описью вложений и уведомлением о получении его адресатом. Это упростит прохождение процедуры досудебного урегулирования хозяйственного конфликта.
Ведение переговоров
Бывают ситуации, когда время возникновения задолженности больше 90 дней. Этот срок - начало следующего этапа взыскания долга. Речь идет об инициации личных переговоров руководителей или представителей компаний - кредитора и неплательщика. Переходят к этой стадии, когда письма и телефон не дали необходимого эффекта. При разработке сценария разговора нужно учитывать специфику партнерских взаимоотношений с контрагентом. Это возможно, если до начала беседы собрать как можно больше информации об уровне финансового положения собеседника.
В случае, если разговор носит конструктивный характер, возможно рассмотрение различных схем оплаты долга - рассрочка, возмещение в иной форме и проч. Важным моментом является оформление соответствующих официальных документов о достигнутых договоренностях. Так результат переговоров удастся зафиксировать, и вероятность возврата всей суммы задолженности довольно велика.
Привлечение сторонних специалистов по взысканию
Если руководитель компании - кредитора намерен эффективно решать проблему, процесс можно поручить профессионалам. Специализированные фирмы в рамках закона за определенное вознаграждение готовы помочь взыскать непогашенные обязательства с поставщиков, заказчиков или иных неплательщиков. Клиент передает соответствующие сведения и исполнитель применяет свои способы, чтобы вернуть причитающиеся заказчику денежные средства.
Применение данного варианта имеет ряд преимуществ:
- экономия сил и времени;
- отсутствует потребность в специальной подготовке собственного персонала к процедуре общения с дебиторами;
- профессиональный подход всегда гарантирует более результативный исход дела.
Сегодня передача на аутсорсинг вопросов по взысканию долгов с неплательщиков весьма распространенная в бизнес-кругах практика.
Вариант с продажей долга
Когда самостоятельно решить вопрос с урегулированием спора о задолженности не получается, можно предложить третьим лицам купить этот долг. При этом оповещать дебитора надо, но согласия его не требуется. Руководителя компании-неплательщика лишь ставят перед фактом того, что кредитор изменился.
В российском коммерческом секторе просроченная дебиторская задолженность практически всегда приобретается коллекторскими фирмами. При этом сумма обязательств меньше реальных, т.к. уверенности в получении средств на момент перепродажи долга практически нет.
Данный способ актуален, если кредитору срочно требуется денежный капитал, а времени на реализацию всех мероприятий по самостоятельному взысканию нет.
Судебные разбирательства
Когда срок общей просрочки превышает 3 месяца, кредитор может инициировать процесс по судебному взысканию долга с дебитора. В числе предусмотренных законом действий - направление неплательщику письма с претензией и предложением погасить задолженность на конкретную дату.
Далее стартует стадия досудебного разбирательства, дебитору высказываются все претензии, и предлагается проверить расчеты, исполнив обязательства по договору. Если должник не реагирует, не предлагает компромиссных решений и вообще не планирует платить, стартует этап судебного производства.
Крайне важно привлекать к делам юриста, т.к. в Арбитражном суде большое внимание уделяется правильности оформления документов, грамотности обоснования своей позиции и полноты представления подтверждающих приложений к иску. Иными словами, чтобы не формировать обращения несколько раз, лучше сразу обращаться к специалисту.
Опытный юрист соберет не только все материалы, но и будет сопровождать процесс до получения решения суда и обращения в службу судебных приставов-исполнителей.
Как проверить контрагента на платежеспособность
Установить благонадежность любых юридических лиц и индивидуальных предпринимателей можно заранее, до подписания каких-либо соглашений. Примерно такой алгоритм использует банк, если заявитель хочет получить кредит. Ведь сведения о способности будущего дебитора платить по взятым на себя обязательствам позволяет предотвратить финансовые потери в будущем.
В отношении компаний разумно запросить копию последней бухгалтерской отчетности, по которой можно рассчитать ряд коэффициентов платежеспособности.
- Коэффициент быстрой ликвидности. Рассчитывается как отношение суммы денежных средств и дебиторской задолженности к сумме краткосрочных обязательств и прочих долгов.
- Коэффициент текущей ликвидности. Формула для расчета как в предыдущем показателе, только в числителе добавляется величина запасов.
Оба параметра имеют нормативные значения. Первый должен находиться в диапазоне 0,7-1, т.е. компания должна быть в состоянии рассчитаться по текущим долгам самыми быстрыми источниками финансовых ресурсов. Что касается второго коэффициента, то его нормативная величина варьирует от 1,5 до 2,5 - все обязательства организации должны перекрываться денежными капиталами и товарными запасами минимум в 1,5 раза.
Чтобы проанализировать финансовое положение контрагента или заемщика, вычислять показатели ликвидности необходимо в динамике - как минимум за 3 года (предыдущий и 2 года ранее). Только так можно присвоить потенциальным партнерам определенный рейтинг доверия. Стабильный рост коэффициентов говорит о стабильном положении и возможности оплатить новые обязательства.
Методы работы с дебиторской задолженностью с помощью программного обеспечения
Абсолютно все руководители стремятся в процессе осуществления деятельности к сокращению объемов дебиторской задолженности. На помощь приходят цифровые технологии и новейшие инструменты контроля расчетов с покупателями, заказчиками, иными контрагентами. Внедрение автоматизированного программного обеспечения решает многие задачи, их основное назначение - оптимизация работы с должниками, недопущение просроченной задолженности и своевременное информирование о возникновении задолженности.
Цифровые технологии способны снизить кредитные риски и наладить процедуру взыскания долгов в автоматическом режиме:
- отображать в режиме реального времени образование задолженности;
- анализировать структуру долгов дебиторов;
- отправлять электронные письма;
- осуществлять автоматический обзвон;
- формировать пакет документации для предъявления претензии контрагенту.
Любая автоматизированная система может быть интегрирована с ФМС, НБКИ, ОКБ, Скоринг Бюро, Почтой России. Функционал ПО настраивается под специфику деятельности компании. Возможно формирование любых отчетов и справок.
Система осуществляет постоянный мониторинг исполнения контрагентами платежной дисциплины, проводит анализ просроченных выплат и помогает повысить работу по взысканию дебиторской задолженности в несколько раз.
Дебиторская задолженность: профилактические мероприятия
Чтобы сохранить деньги собственников бизнеса, предотвратить негативные последствия роста дебиторских долгов, необходимо очень внимательно выбирать новых партнеров. Важно как можно лучше узнать, платежеспособны и благонадежны ли они.
Второй момент - грамотная стратегия минимизации возникновения просроченной и безнадежной дебиторки. В контексте решения этой задачи специалисты разрабатывают алгоритм работы с дебиторами. В этой работе хорошо зарекомендовали себя следующие правила:
- Применение системы предоплаты, оптимально - внесение аванса в размере 100% суммы договора. Но не все контрагенты готовы сразу перечислять значительные объемы средств. Риск - потеря хороших клиентов.
- Введение обеспечения по сделкам. Это может быть любой продукт от залога, поручительства третьих лиц до банковской гарантии. Вариант выгодный, если платеж по договору будет просрочен, кредитор может распоряжаться залогом по своему усмотрению. Чаще всего обеспечением выступает дорогостоящее имущество с достаточной стоимостью, чтоб погасить долг дебитора.
- Использование аккредитивов. Привлекается третья сторона - банковское учреждение, которое является посредником и своеобразным гарантом оплаты. Защита интересов обоих партнеров делает данный инструмент весьма перспективным, единственный минус - банк не предоставляет данную услугу бесплатно, но расходы на банковскую комиссию можно разделить пополам.
Применение перечисленных и иных мер позволяет вести бизнес в комфортных условиях. Минимизация денежных потерь всегда увеличивает вероятность получения всех сумм от партнеров без юридических споров и длительной письменной перебранки.
Стоит также заметить, что в последние годы стала формироваться база проверенных контрагентов с отличной репутацией. Это позволяет налаживать деловые связи без лишних опасений. Также в открытом доступе можно найти список неблагонадежных организаций, обращаться к услугам которых нежелательно. Данный учет позволяет сократить количество арбитражных споров, в которых рассматриваются требования о взыскании дебиторской задолженности. Стоит заметить, что заявитель может включить в сумму иска пени и упущенную выгоду.
Кто отвечает за объемы дебиторской задолженности компании
Обеспечение финансовой стабильности - задача, которая решается мероприятиями по управлению объемами дебиторской задолженности компании. Данная система внедряется на предприятии посредством реализации следующих процедур:
- назначение ответственных лиц, ведь ответственность за результат - самая лучшая мотивация для получения результатов;
- включение в должностные инструкции менеджеров по закупкам, специалистов отделов реализации и сотрудников бухгалтерской службы специальных пунктов относительно активного сокращения долгов контрагентов;
- осуществление постоянного мониторинга эффективности разработанной стратегии по борьбе с должниками.
При установлении меры ответственности важно грамотно обозначить критерии данной оценки. Если задолженность образовалась по независящим от человека обстоятельствам, наказывать его неразумно и нелогично.
Работа с должниками является составной частью стратегии развития бизнеса и очень важно разработать слаженно работающий механизм взыскания дебиторской задолженности.
